Clínicas y consultorios
CRM para clínicas: de la primera solicitud a una cita confirmada
Cuando las solicitudes llegan por distintos canales, es fácil perder una respuesta o dar seguimiento dos veces. Organizamos contactos, responsables y próximas acciones para que recepción sepa a quién atender y qué sigue.
- Trabajo remoto
- CRM administrativo
- Sin expediente clínico
- Nueva
Solicitud #1042
Formulario del sitio
Llamar hoy · Recepción
- En contacto
Solicitud #1039
Llamada
Reagendar · Recepción
- Cita propuesta
Solicitud #1035
Mensaje
Esperando confirmación
- Confirmada
Solicitud #1028
Recomendación
Jueves 10:30 · Consultorio 2
Cómo funciona
El recorrido de una solicitud, de principio a fin
Cinco momentos con un responsable claro en cada uno. Si un paso no ocurre, la solicitud se queda visible en vez de desaparecer en una conversación.
- Paso 1
Solicitud
Entra un contacto por teléfono, formulario o mensaje y queda registrado con su canal de origen.
- Paso 2
Asignación
El sistema define quién responde según turno o especialidad, para que nadie quede sin dueño.
- Paso 3
Agenda
Se reserva un espacio y la solicitud cambia de estado a 'cita propuesta'.
- Paso 4
Confirmación
El paciente confirma; si no responde, la solicitud sigue visible como pendiente.
- Paso 5
Seguimiento
Después de la consulta queda una próxima acción con fecha y responsable.
En el día a día
Qué cambia para recepción, coordinación y dirección
Recepción
Abre una sola lista con las solicitudes del día ordenadas por lo que falta hacer. Cuando entra una llamada, ve si esa persona ya escribió antes y quién la atendió, en vez de preguntar de nuevo.
Coordinación
Ve cuántas solicitudes están esperando respuesta y cómo se reparten entre especialistas. Si alguien acumula pendientes, se nota antes de que el paciente reclame.
Dirección
Consulta cuántas solicitudes entraron por cada canal, cuántas terminaron en cita y cuántas siguen abiertas. Sirve para decidir dónde vale la pena invertir atención.
Un ejemplo de situación: una persona pregunta por una consulta el viernes por la tarde y nadie alcanza a responder. El lunes vuelve a escribir. Sin un registro común, se le contesta como si fuera la primera vez o dos personas le responden distinto. Con la solicitud registrada y con estado, recepción ve que ya existe, quién la tomó y qué se le dijo.
Alcance
Qué se configura en un proyecto de este tipo
El alcance final se acuerda después de revisar tu operación. Estos son los bloques que normalmente lo componen.
Fuentes de contacto
Registramos de dónde llega cada solicitud: llamada, formulario del sitio, mensaje o recomendación.
Responsables
Cada solicitud tiene una persona asignada. Si nadie la toma, aparece en una vista de sin asignar.
Estados de seguimiento
Una secuencia corta y clara: nueva, en contacto, cita propuesta, confirmada, atendida, cerrada.
Tareas y próximas acciones
Cada contacto abierto tiene una fecha de siguiente paso, para que nada dependa de recordarlo.
Recordatorios
Avisos automáticos según los canales que efectivamente se puedan integrar en tu caso; se confirma antes de definir el alcance.
Permisos por rol
Quién ve qué y quién puede editar, definido con la clínica al inicio del proyecto.
Importación y depuración
Revisión del archivo actual, reporte de duplicados e inconsistencias, y carga con los criterios que acuerden.
Capacitación
Sesiones separadas por rol y una guía breve de uso diario para el personal que entra después.
Dónde ponemos el límite
CRM administrativo, no expediente clínico
Esta implementación organiza la relación con el paciente antes y después de la consulta: contacto, agenda y seguimiento. La información clínica se queda donde ya la manejas.
Lo que este proyecto no hace
- No sustituye un expediente clínico ni guarda notas médicas, diagnósticos ni resultados de estudios.
- No emite recetas ni documentos clínicos.
- No declaramos cumplimiento normativo sanitario: eso requiere una evaluación específica con el responsable de la clínica.
- No prometemos integración con software clínico o de laboratorio sin revisar antes qué permite ese sistema.
Entregables
Qué queda instalado y documentado
El alcance acordado incluye la configuración, la documentación y la capacitación necesarias para usar el sistema en el día a día.
- Estructura de contactos y solicitudes con sus estados
- Reglas de asignación por turno o especialidad
- Vista diaria de pendientes para recepción
- Reporte de solicitudes por canal y por estado
- Matriz de permisos por rol, revisada contigo
- Guía breve de uso y sesiones de capacitación grabadas
Antes de cotizar
Lo que necesitamos saber
- Por qué canales llegan hoy las solicitudes y cuál pesa más.
- Cuántas personas atienden y con qué turnos.
- Qué agenda usan y si permite consultarse desde fuera.
- Dónde viven hoy los datos de contacto.
- Qué sistema clínico usan, si usan alguno.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan las clínicas
¿Tenemos que cambiar la agenda que ya usamos?
No necesariamente. Primero revisamos qué agenda usan hoy y si permite consultar o registrar citas desde fuera. Si lo permite, el CRM puede mostrar el estado de la cita sin reemplazar la agenda. Si no lo permite, definimos cuál de las dos manda y cómo se registra cada cita para evitar dobles capturas. Esa decisión se toma en la revisión inicial, no antes.
Hoy llevamos todo en Excel. ¿Se puede migrar?
Sí. Recibimos el archivo, lo revisamos y te devolvemos un reporte de lo que encontramos: registros repetidos, teléfonos incompletos, nombres escritos de varias formas. Acordamos contigo qué se corrige, qué se unifica y qué se deja fuera. Después cargamos los datos ya depurados y dejamos la estructura lista para que las altas nuevas entren bien desde el principio.
¿Se puede atender WhatsApp desde el mismo sistema?
Depende del proveedor de mensajería que uses y del tipo de cuenta. Cuando existe una integración disponible para tu caso, los mensajes pueden quedar ligados al contacto y el seguimiento se registra ahí. Cuando no la hay, se puede trabajar con registro manual de la conversación o evaluar otra vía. Lo confirmamos con tu cuenta antes de comprometer el alcance.
¿Quién puede ver la información de cada paciente?
Se define por rol. Recepción suele ver datos de contacto, estado de la solicitud y agenda; coordinación ve la carga por especialista; dirección ve el panorama general. Los permisos se configuran al inicio y se pueden ajustar después. Conviene que la clínica revise esa matriz de accesos con su responsable de datos personales.
¿Se puede empezar por una parte y crecer después?
Sí, y suele ser lo más razonable. Un primer alcance típico cubre el registro de solicitudes, el responsable asignado y los estados de seguimiento. Con eso funcionando, se evalúa si tiene sentido sumar recordatorios, reportes de ocupación u otros canales. Cada etapa se acuerda por separado.
Revisemos cómo se está dando seguimiento hoy
Cuéntame por dónde entran las solicitudes y quién responde. Con eso reviso qué se puede ordenar primero y qué conviene dejar para después.
Revisar el seguimiento de mi clínicaReviso tu mensaje personalmente.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo llegan hoy tus pacientes
Con una descripción breve de tu operación podemos decirte qué se puede ordenar primero.