Prospectos, visitas y disponibilidad
Cómo conectar prospectos, visitas, propuestas y disponibilidad de unidades
Cuando la disponibilidad de unidades se confirma preguntando y las propuestas se arman a mano, se pierde tiempo en cada visita. Este ejemplo muestra cómo mantener esas piezas al día sin duplicar información.
Situación
De qué punto se parte
Los prospectos llegarían por distintos medios, sin un registro común de en qué etapa va cada uno.
Confirmar si una unidad sigue disponible dependería de preguntar a otra área antes de cada visita.
Las propuestas se armarían desde cero cada vez, con datos que podrían quedar desactualizados.
El seguimiento después de la visita dependería de que alguien se acordara de retomarlo.
Un ejemplo, no un caso documentado
Los proyectos con nombre y resultados se publican únicamente con evidencia y autorización por escrito. Aquí se explica el enfoque con un escenario construido.
Cómo funcionaría
El recorrido, de principio a fin
Cada paso con un responsable y un estado visible, para que lo pendiente no dependa de la memoria de nadie.
- Paso 1
Registro del prospecto
El prospecto queda registrado con el interés expresado y el origen del contacto.
- Paso 2
Consulta de disponibilidad
Antes de agendar, se consulta la disponibilidad real de unidades desde la fuente acordada.
- Paso 3
Visita
Se agenda la visita con la unidad confirmada y se registra el resultado al terminarla.
- Paso 4
Propuesta
Si hay interés, se genera una propuesta con los datos vigentes de la unidad, sin volver a capturarlos.
- Paso 5
Seguimiento
Queda visible qué prospectos están en seguimiento, cuáles esperan respuesta y cuáles se cerraron.
Decisiones
Lo que habría que definir antes de construir
Estas definiciones cambian por completo el resultado; se acuerdan al inicio, no al final.
Fuente de verdad de la disponibilidad
Se definiría qué sistema o área controla el estado real de cada unidad, para que la propuesta nunca ofrezca algo ya comprometido.
Responsable por prospecto
Cada prospecto tendría un asesor asignado, para que el seguimiento no dependa de quién conteste primero.
Estados del prospecto
Se definiría un conjunto de estados —nuevo, en visita, con propuesta, cerrado, descartado— para ordenar el embudo.
Vigencia de la propuesta
Se definiría cuánto tiempo es válida una propuesta antes de tener que confirmar de nuevo la disponibilidad y el precio.
Excepciones de disponibilidad
Se definiría qué hacer cuando dos prospectos se interesan por la misma unidad al mismo tiempo.
Alcance
Qué se incluiría en un proyecto así
Un alcance de referencia para dimensionar el trabajo. El definitivo sale de revisar tu operación.
Registro de prospectos con origen e interés declarado
Ordena la entrada de contactos por distintos medios.
Consulta de disponibilidad de unidades desde la fuente acordada
Evita ofrecer unidades ya comprometidas.
Agenda de visitas ligada a la unidad y al prospecto
Cada visita queda relacionada con lo que se va a mostrar.
Generador de propuestas con datos vigentes de la unidad
Evita propuestas con precios o datos desactualizados.
Seguimiento de prospectos por etapa y por asesor
Aclara quién da seguimiento a cada contacto.
Reporte de visitas realizadas y propuestas enviadas
Permite revisar el avance del embudo comercial.
Cómo se verifica
Escenarios concretos de aceptación
Antes de dar por terminado un proyecto, conviene probarlo con los casos que sí ocurren en la operación.
- Dos prospectos por la misma unidad
- Visita cancelada
- Unidad sin disponibilidad confirmada
- Propuesta vencida
Dos prospectos por la misma unidad
Si dos propuestas activas apuntan a la misma unidad, el sistema debe señalar el conflicto antes de que se le confirme la unidad a ambos.
Visita cancelada
Al cancelar una visita agendada, el horario y la unidad reservada deben liberarse para otro prospecto interesado.
Unidad sin disponibilidad confirmada
Si la fuente de disponibilidad no responde o el dato está desactualizado, no debe generarse una propuesta hasta confirmarlo.
Propuesta vencida
Si una propuesta rebasa su vigencia sin respuesta, debe marcarse como vencida y requerir confirmar de nuevo precio y disponibilidad antes de reenviarla.
Revisemos tu operación
Si tu proceso se parece a este ejemplo, cuéntame cómo trabajan hoy y qué se está capturando dos veces. Con eso puedo revisar un alcance real.
Revisar mi operaciónReviso tu mensaje personalmente.
Otros ejemplos
Otro ejemplo de operación
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