Turismo y agencias de viaje

CRM para turismo y viajes: de la solicitud a la reserva confirmada

Cuando una solicitud de viaje pasa por varias cotizaciones y fechas antes de confirmarse, es fácil perder el hilo de qué se ofreció y qué falta. Ordenamos solicitud, alternativas y reserva para que el seguimiento no dependa de recordar cada conversación.

Revisar el seguimiento de mis reservas Hacer el diagnóstico

Trabajo remoto
CRM comercial
Disponibilidad según proveedor

Solicitud #221
Cancún · 15-20 julio
Esperando elección
Alternativas enviadas
Solicitud #217
Los Cabos · 3-7 agosto
Con proveedor
Verificando disponibilidad
Solicitud #209
Oaxaca · 10-13 septiembre
Anticipo recibido
Reservado
Solicitud #198
Puerto Vallarta · 1-5 junio
Falta itinerario firmado
Documentación

Composición de ejemplo. No contiene datos de viajeros reales ni corresponde a una agencia existente.

Cómo funciona

El recorrido, paso a paso

Cinco momentos con un responsable claro en cada uno. Si un paso no ocurre, el registro se queda visible en lugar de perderse.

Paso 1
Solicitud y fechas
Se registra la solicitud con destino, fechas tentativas y número de viajeros.
Paso 2
Alternativas
Se preparan opciones de itinerario u hospedaje según lo solicitado.
Paso 3
Disponibilidad
Se verifica disponibilidad con el proveedor correspondiente para las alternativas de interés.
Paso 4
Reserva y anticipo
Al elegir una opción, se registra la reserva y el seguimiento del anticipo o pago correspondiente.
Paso 5
Documentación y servicio
Se da seguimiento a la documentación necesaria y a la prestación del servicio en las fechas acordadas.

En el día a día

Qué cambia para cada área

Asesores de viaje

Ven qué solicitudes tienen alternativas pendientes de enviar o de confirmar, sin tener que revisar cada correo o chat para recordar en qué quedó cada cliente.

Coordinación

Consulta cuántas solicitudes están esperando confirmación de disponibilidad y con qué proveedor, para dar seguimiento oportuno.

Dirección

Revisa cuántas solicitudes se convierten en reserva y en qué destinos se concentra la demanda.

Antes de implementar

Decisiones que conviene tomar primero

No son detalles técnicos: definen cómo se va a trabajar todos los días.

Estas definiciones se acuerdan en la revisión inicial, con la persona que hoy responde por el proceso. De ahí sale el alcance que se cotiza.

Fuente de disponibilidad

Definir si la disponibilidad se consulta manualmente con cada proveedor o si existe una integración disponible con alguno de ellos.

Qué constituye una reserva confirmada

Precisar en qué momento se considera confirmada una reserva: al recibir anticipo, al obtener confirmación del proveedor, o ambas.

Responsable por destino o por cliente

Acordar si los asesores se especializan por destino o llevan la relación completa con cada cliente.

Alcance

Qué se configura en un proyecto de este tipo

El alcance final se acuerda después de revisar tu operación. Estos son los bloques que normalmente lo componen.

Registro de solicitud con fechas y viajeros

Cada solicitud entra con destino, fechas tentativas y número de personas.

Preparación de alternativas

Espacio para documentar las opciones enviadas a cada solicitud.

Seguimiento de disponibilidad

Registro del estado de verificación con el proveedor correspondiente.

Registro de reserva y anticipo

Estado de la reserva confirmada y del pago recibido.

Checklist de documentación

Lista de documentos o itinerarios pendientes antes del viaje.

Reporte por destino y temporada

Tablero de solicitudes y reservas por destino y periodo.

Dónde ponemos el límite

Hasta dónde llega esta implementación

Conviene tenerlo claro desde el principio para no cotizar algo que no corresponde a este tipo de sistema.

Lo que este proyecto no hace

La disponibilidad final depende del proveedor (hotel, aerolínea, operador); el CRM refleja lo que el proveedor confirme.
No procesa pagos ni sustituye la pasarela o el sistema de cobro que ya use la agencia.
No garantiza tarifas ni disponibilidad hasta que el proveedor la confirme de forma expresa.
No gestiona trámites migratorios o de visado; el seguimiento de esos documentos es responsabilidad del viajero y la agencia solo da seguimiento administrativo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan en turismo, hotelería y experiencias

¿El CRM confirma la disponibilidad de hoteles o vuelos automáticamente?

Solo si el proveedor correspondiente ofrece una integración disponible para consultar disponibilidad en tiempo real. Cuando no existe esa integración, la verificación se hace manualmente con el proveedor y el resultado se registra en el sistema. Esto se confirma según los proveedores con los que trabaje la agencia.

¿Se puede dar seguimiento a varias alternativas para el mismo cliente?

Sí, una solicitud puede tener varias alternativas registradas con sus condiciones, para que el asesor compare y el cliente elija. El historial de qué se propuso queda disponible, útil si el cliente tarda en decidir o cambia de opinión sobre el destino.

¿Cómo se registra el anticipo o pago de una reserva?

El estado de la reserva se actualiza cuando se recibe el anticipo, según el proceso de pago que ya use la agencia. El CRM no procesa el cobro en sí; refleja el estado que el equipo o el sistema de pagos confirme, y da seguimiento a si falta un pago posterior antes del viaje.

¿Se puede controlar qué documentación falta antes de un viaje?

Sí, con un checklist por reserva que indica qué documentos o confirmaciones siguen pendientes, como itinerario firmado o datos de pasajeros. El seguimiento de trámites migratorios como visas es responsabilidad del viajero; el sistema solo ayuda a dar seguimiento administrativo a esos pendientes.

¿Sirve para agencias que trabajan con varios operadores o mayoristas?

Sí, se puede registrar con qué proveedor u operador se gestionó cada reserva, para tener claridad de con quién se está negociando cada solicitud. La cantidad de proveedores y su forma de trabajo se revisan en la etapa de definición del alcance del proyecto.